Wie haben Unternehmenskommunikation und Marketing eigentlich jemals ohne generative KI funktioniert? Je mehr wir Branchenmedien lesen und aktuelle Fachdiskussion verfolgen, desto stärker scheint sich diese Frage aufzudrängen. Und ja, auch wir sind nicht ganz unbeteiligt am derzeitigen KI-Hype. Die Möglichkeiten der neuen Technologie sind einfach zu faszinierend. Und vermutlich stehen wir – so ehrlich müssen wir sein – erst am Beginn einer Entwicklung, die unser Arbeitsfeld umfassend verändern und prägen wird.
Das Gute ist: Auch Kommunikationsprofis, die sich bis dato noch nicht intensiv mit generativer KI befasst haben, können immer noch mühelos den Einstieg finden. Wie das gelingen kann, haben wir in unserer Agentur intensiv erprobt und getestet. Auf Basis dieser Erfahrungen haben wir drei Work-Hacks zusammengestellt. Sie helfen Kommunikations-Teams unabhängig von Aufgabenbereich und KI-Wissensstand, die neuen Werkzeuge gewinnbringend einzusetzen. Auch wer bei Kommunikationsaufgaben auf sich allein gestellt ist, findet die Vorschläge hoffentlich hilfreich. In diesem Sinne: viel Spaß beim Lesen und Ausprobieren.
Schritt 1: Entscheiden, wofür ich KI einsetzen will
Generative KI kann alles. Also fast alles. Aber es gibt auch Aufgaben, bei denen die Ergebnisse noch längst nicht optimal sind. Unter anderem:
- Logisch denken
- Kontexte verstehen und einordnen
- Ziele und Absichten formulieren
- Inhaltliche Qualität beurteilen
- Auf persönliches Erfahrungswissen zurückgreifen
Das bedeutet unter anderem, dass wir nach wie vor selbst entscheiden müssen, für welche Aufgaben der Einsatz von KI-Werkzeugen sinnvoll ist. Als kleine Hilfestellung haben wir eine einfache Entscheidungsmatrix entwickelt. Mit ihr können wir unsere Tätigkeiten nach Häufigkeit und Beliebtheit sortieren. Am besten beginnen Sie damit, gemeinsam mit Ihrem Team eine Liste aller relevanten Aufgaben zu erstellen. Anschließend ordnen Sie jede der Aufgaben einem der vier Felder der Matrix zu.
- Oft und ungern: Dinge, die Sie häufig, aber nicht wirklich gerne tun, eignen sich hervorragend dafür, sie mit Hilfe einer KI zu erledigen. Hier liegen in der Regel die Quick-Wins, mit denen sich schnell und einfach echte Effizienzzuwächse erzielen lassen.
- Selten und gern: In diesem Bereich liegen Aufgaben, die Sie wirklich gerne erledigen, die aber in Ihrem Arbeitsalltag nicht oft vorkommen. Das sind in der Regel zugleich auch jene Tasks, bei denen individuelle Maßanfertigung gefragt ist. Hier kann KI vielleicht punktuell unterstützten, spielt aber meist keine oder nur eine nachgeordnete Rolle.
- Oft und gern: Anders steht es um Aufgaben, die häufig vorkommen und gerne erledigt werden. Bei diesen sollten Sie sich in Zukunft gezielt von Ihrer digitalen Assistenz unterstützen lassen. Das verspricht Qualitäts- und Effektivitätsgewinne – und kann dabei auch noch richtig Spaß machen.
- Selten und ungern: Bleiben Aufgaben, die Sie nicht mögen und die selten vorkommen. Bei ihnen überlegt man üblicherweise, an wen man sie abgeben könnte. Auch hier sollten Sie über KI-Unterstützung nachdenken. Etwa, indem Sie viele ähnliche Aufgaben derselben Art bündelt und deren Automatisierung zu einem Business Case machen. Gelingt das, verschieben sich die Aufgaben eventuell in das linke obere Feld der Matrix.
Wir sind sicher: Wenn Sie diesen Prozess einmal mit sich und/oder Ihrem Team durchgespielt haben, haben Sie eine hervorragende Grundlage für den nächsten Schritt.
Schritt 2: Use Cases identifizieren
Die Aufgaben, die Sie mit Hilfe der KI-Matrix sortiert haben, sind der Ausgangspunkt für konkrete Use Cases. Um diese Anwendungsfälle klar zu definieren, sollten Sie wie folgt vorgehen:
- Ziele formulieren: Schreiben Sie genau auf, was Sie mit dem Use Case erreichen wollen.
- Prozesse modellieren: Schreiben Sie genau auf, welche Arbeitsschritte dazu nötig sind.
- KI integrieren: Überlegen Sie, welche Arbeitsschritte Sie automatisieren wollen.
Nehmen Sie sich für die erste Use Case-Entwicklung mindestens einen Tag Zeit mit Ihrem Team. Sind alle Analysen und Vorüberlegungen abgeschlossen, sollten Sie die konkrete Umsetzung der aufgabenspezifischen KI-Lösungen den Beteiligten überantworten. Das ist wichtig, denn um generative KI erfolgreich einzusetzen, sollten die späteren Nutzerinnen und Nutzer aktiv an der Entwicklung der verwendeten Prompts beteiligt sind.
Schritt 3: Prompts formulieren
Der dritte Schritt zum erfolgreichen KI-Einsatz liegt darin, die passenden Prompts zu formulieren. Diese Prompts sind aber nicht nur die Arbeitsanweisung an die Maschinen. Sie sind vor allem auch konkreter Ausdruck Ihrer Ziele und Absichten. Und wie wir bereits oben gesehen haben: Genau das ist etwas, das uns KI-Tools nicht abnehmen können.
Und jetzt: viel Spaß beim Erkunden der neuen Möglichkeiten.
Auf dem Kommunikationskongress zeigen wir an konkreten Beispielen aus Content-Projekten, was KI kann, was KI kostet, was KI verändert und wie es gelingt, Content-Teams zu aktiven Gestalterinnen und Gestaltern ihrer Zukunft zu machen. Wer bis dahin nicht warten will, kann uns gerne vorher ansprechen.
