Geschäftsdokumente und ihre Rolle in der Markenkommunikation

Dass eine starke Marke hilft, ein Unternehmen vom Wettbewerb zu differenzieren, Orientierung und Vertrauen schafft, ist bekannt. Auch, was dafür nötig ist: konsistente Botschaften und ein klares Corporate Design an allen Touchpoints.
Was in diesem Zusammenhang jedoch oft unterschätzt wird, sind Geschäftsdokumente.

Markenverantwortliche kennen das Problem: Dokumente und Präsentationen widersprechen oft den Markenrichtlinien, da die Mitarbeitenden zwar Gestaltungsfreiheit haben, aber meist wenig Kompetenz und Wertschätzung für die Einhaltung der Richtlinien. Anwendungen wie Microsoft 365 unterstützen die Umsetzung von Corporate-Design-Richtlinien nicht und die Anwender:innen sind selten Designexpert:innen. So entstehen viele markenwidrige Dokumente, die unkontrolliert nach außen gelangen.

Die Folgen inkonsistenter Markenkommunikation

Interessent:innen und Kund:innen erleben ein Unternehmen oft über mehrere Touchpoints. Auf diese Weise gewinnen sie einen umfassenden Eindruck vom Unternehmen.

Je konsistenter ein Unternehmen kommuniziert, desto stärker ist die Wirkung der Botschaft. Denn die Wiederholung der gleichen Botschaft erhöht ihre Überzeugungskraft. Oftmals wird die Qualität der Unternehmenskommunikation als Maßstab für die Qualität der Leistungen herangezogen.

Ein auffälliges Maß an Widersprüchen zwischen den einzelnen Medien kann bei den Empfänger:innen zu einer Schwächung des bisher positiven Eindrucks vom Unternehmen führen.

Geschäftsdokumente – ein Teil der Markenkommunikation

Zur externen (und internen) Kommunikation gehören auch Geschäftsdokumente, die mit den Anwendungen von Microsoft 365 erstellt und in Designfragen oft vernachlässigt werden. Man denke an Verträge, Angebotspräsentationen, Monatsberichte, E-Mails und Ähnliches. Täglich werden solche Dokumente massenhaft erstellt und nach außen versendet, wobei jedes einzelne die Marke repräsentiert.

Nahezu 50 % der mit Microsoft 365 erstellten Inhalte entsprechen nicht der Marke. Dies ist nicht verwunderlich, denn hier trifft maximale Gestaltungsfreiheit meist auf mangelnde Designexpertise. Es fehlen effiziente Kontrollmechanismen für die Gestaltung markenkonformer Dokumente sowie die Wertschätzung für das Einhalten der Markenrichtlinien. Nirgendwo sonst ist das Potenzial und der Einfluss der Mitarbeitenden auf den Markenauftritt so groß wie bei der Erstellung von Geschäftsdokumenten.

Im Idealfall vermitteln einheitliche und markenkonforme Dokumente Professionalität sowie Vertrauen und integrieren sich nahtlos in das Kommunikations- und Markenkonzept.

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Doch wie kann die markenkonforme Erstellung von Dokumenten in Microsoft 365 sichergestellt werden? Schließlich ist Microsoft 365 eine Produktivitätssoftware und keine Branding-Software.

Mit den Bordmitteln von Microsoft lassen sich trotzdem einige Tipps umsetzen. Zusätzliche Softwarelösungen wie die empower^® Suite gehen darüber hinaus und unterstützen bei der Erstellung und Verteilung markenkonformer Office-Inhalte.

In fünf Schritten zu markenkonformen Dokumenten in Microsoft 365

1.     Bringen Sie Ihre Marke von Anfang an ins Spiel

Sorgen Sie dafür, dass beim Öffnen von Microsoft-Office-Anwendungen automatisch Ihre aktuelle Vorlage angezeigt wird. Zum Beispiel sollte beim Start von PowerPoint die aktuelle Master-Vorlage bereitstehen. So können Ihre Mitarbeitenden direkt mit der richtigen Grundlage beginnen, ohne lange danach suchen zu müssen.

2.     Stellen Sie all Ihre Brand Assets direkt in Microsoft 365 zur Verfügung

Bilder, Icons, Folienvorlagen sowie Tabellen- und Diagrammvorlagen sollten idealerweise direkt in Microsoft 365 zur Verfügung stehen. Mit den klassischen Microsoft-Bordmitteln bietet sich eine Lösung über SharePoint an: Dort kann eine Bibliothek angelegt werden, die alle relevanten Bilder, Präsentationen, Icons und andere Ressourcen enthält.
Mit empower^® steht Ihnen eine zentrale Bibliothek zur Verfügung, aus der Sie Inhalte per Mausklick direkt in Ihre Präsentation oder Ihr Dokument einfügen können – ohne die Anwendung verlassen zu müssen.

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3.    Verankern Sie die Richtlinien Ihres Corporate Designs in Microsoft 365!

Vielen Mitarbeitenden ist nicht bewusst, dass es interne Markenrichtlinien gibt, während andere sie meist aus Zeitmangel, Bequemlichkeit oder Überforderung ignorieren. Um dem vorzubeugen, können Sie mit den Standardfunktionen von Microsoft Office und der Unterstützung Ihrer IT-Abteilung Unternehmensfarben und -schriften in den Office-Anwendungen hinterlegen.

Noch einfacher geht es mit empower^®, wo die Markenrichtlinien direkt in Microsoft 365 integriert sind und von Admins aus der Fachabteilung verwaltet werden können.

4.     Vereinfachen Sie den Übergang von Alt zu Neu

Von Zeit zu Zeit ist ein Rebranding erforderlich, um Ihren Markenauftritt aufzufrischen und an aktuelle Gegebenheiten anzupassen. Dies umfasst auch die Aktualisierung von Vorlagen, E-Mail-Signaturen und PowerPoint-Mastern. Doch allein mit der Erstellung und Verteilung eines neuen Masters ist es nicht getan. In der Regel müssen zahlreiche bestehende Präsentationen an das neue Design angepasst werden. Ein technisch gut aufgebauter Folienmaster kann die manuelle Überführung zwar nicht ersetzen, aber er kann sie erleichtern.

Mit empower^® können Sie alte Präsentationen per Mausklick in ein neues Design überführen und dadurch erheblich Zeit sparen.

5.     Prüfen Sie jedes Dokument vor dem Versand

Insbesondere vor der Weitergabe von Word- oder PowerPoint-Dokumenten an Externe ist es wichtig, diese auf die Einhaltung des Corporate Designs zu überprüfen. Angesichts der enormen Menge an Office-Dokumenten, die täglich erstellt werden, ist dies manuell kaum zu bewältigen.

Durch Softwarelösungen wie empower^® können alle Anwendenden in die Lage versetzt werden, vor dem Versand selbstständig eine Prüfung durchzuführen – ganz einfach per Mausklick. Abweichungen werden aufgezeigt und können automatisch korrigiert werden.

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserer Expert Session „The Power of Consistency: Wie markenkonforme Dokumente das Vertrauen in das Unternehmen stärken“ auf dem Kommunikationskongress am 12. September 2024 um 10 Uhr.